「あの人にしか分からない業務」が社内にいくつも存在していないでしょうか。特定の担当者しか対応できない状態、いわゆる業務の属人化は、その人が休んだり退職したりした際に大きなリスクとなります。今回は、属人化を防ぎ、業務をチームで共有できる仕組みづくりについて紹介します。
属人化が起こる原因を理解する
業務の属人化は、多くの場合「悪意」ではなく「結果」として起こります。担当者が長年一人でその業務を続けているうちに、手順を文書化する機会がないまま経験だけが蓄積されていくパターンが典型的です。また、忙しさのあまりマニュアル作成に時間を割けないことも、属人化が進む一因になります。
マニュアル化のハードルを下げる
「マニュアルを作る」というと大掛かりな作業に感じられますが、最初から完璧なものを目指す必要はありません。まずは業務の手順を箇条書きで書き出す、作業画面のスクリーンショットを撮っておくといった簡単な記録から始めることをおすすめします。少しずつ蓄積していくことで、後から整理してマニュアルの形に仕上げていくことができます。
情報共有のツールを活用する
社内Wikiやドキュメント共有ツールなどを活用すると、業務ノウハウを個人のメモではなく、チーム全体の資産として蓄積できます。誰でもアクセスできる場所に情報が集約されていると、担当者不在時でも他のメンバーが対応しやすくなります。ツールの導入自体が目的化しないよう、実際に更新・活用される仕組みを合わせて設計することが重要です。
定期的な業務の棚卸しを行う
属人化を防ぐためには、一度マニュアルを作って終わりにするのではなく、定期的に業務内容を棚卸しし、更新していくことが欠かせません。業務内容は時間の経過とともに変化していくため、古い情報のまま放置されたマニュアルは、かえって混乱を招くこともあります。
担当者を複数人にする工夫
可能であれば、一つの業務を完全に一人だけに任せるのではなく、サブ担当者を置く、定期的に担当をローテーションするといった工夫も有効です。複数人が業務内容を理解している状態を作ることで、急な休みや退職があっても業務が止まらない体制を築けます。
チーム全体で取り組む文化を作る
属人化の解消は、一人の担当者の努力だけでなく、チーム全体で「情報は共有するもの」という文化を作っていくことが本質的な解決につながります。情報を共有した人が評価される仕組みや、共有すること自体が当たり前だと感じられる雰囲気づくりが、長期的な業務改善の土台になります。
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