総務部門は、社内規程の管理をはじめ、多岐にわたる業務を担う部署です。規程が整備されていなかったり、古いまま放置されていたりすると、実務上の判断に迷いが生じたり、トラブルの原因になったりすることがあります。今回は、社内規程管理の基本的な考え方を紹介します。
社内規程の全体像を把握する
就業規則以外にも、企業には稟議規程、経費規程、慶弔見舞金規程など、さまざまな社内規程が存在します。まずは自社にどのような規程が存在し、それぞれがいつ制定・改定されたものかを一覧で把握することが、規程管理の第一歩です。管理が属人化していると、担当者の異動や退職によって規程の所在自体が分からなくなることもあります。
規程間の整合性を確認する
複数の規程が存在する中で、内容に矛盾や重複がないかを確認することも重要です。例えば、経費規程と旅費規程で交通費の扱いが異なっているなど、規程間の整合性が取れていないと、現場での運用に混乱が生じます。定期的に規程全体を横断的にチェックする機会を設けることをおすすめします。
規程の改定履歴を管理する
規程は一度作成したら終わりではなく、法改正や社内制度の変更に応じて改定していく必要があります。いつ、どの規程を、どのような理由で改定したのかという履歴を管理しておくことで、後から経緯を確認する際にも役立ちます。バージョン管理の仕組みを整えておくと、混乱を防ぎやすくなります。
規程の周知方法を工夫する
規程を整備しても、従業員に内容が伝わっていなければ意味がありません。社内ポータルやイントラネットで誰でも閲覧できるようにする、入社時の研修で主要な規程について説明するなど、周知の仕組みを工夫することが実効性を高めるポイントです。
デジタル化による管理の効率化
紙ベースで規程を管理していると、検索性が低く、最新版がどれか分かりにくくなることがあります。文書管理システムを導入し、規程をデジタルで一元管理することで、検索性や更新履歴の管理がしやすくなります。総務業務の効率化という観点からも、デジタル化は有効な選択肢です。
定期的な棚卸しの重要性
規程は放置されると、実態に合わなくなったまま形骸化してしまうことがあります。年に一度など、定期的に規程全体を棚卸しし、現状に即しているかを確認する機会を設けることで、規程が「使われるルール」として機能し続けやすくなります。
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